Privacy Policy
Informativa sulla Privacy – Piattaforma Multi-Salone System Time
Ultimo aggiornamento: 25/10/2026
La presente Informativa descrive come vengono raccolti, utilizzati e protetti i dati personali degli utenti che accedono e utilizzano la piattaforma di gestione per saloni di bellezza e acconciatura System Time, disponibile all'indirizzo www.system-time.it (di seguito, il "Servizio").
1. Ruoli nel Trattamento dei Dati (Chi tratta i tuoi dati)
L'architettura del Servizio prevede una chiara distinzione dei ruoli ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR):
- Titolare del Trattamento (Dati dei clienti finali): Il singolo Salone affiliato che utilizza il Servizio per gestire appuntamenti, schede clienti, comunicazioni e contabilità.
Per qualsiasi richiesta relativa all'esercizio dei diritti sui tuoi dati personali legati alle prenotazioni, puoi contattare direttamente il salone di riferimento tramite i recapiti forniti in fase di prenotazione o sulla sua pagina dedicata.
- Responsabile del Trattamento (Data Processor): Il gestore della piattaforma System Time, che fornisce l'infrastruttura software, i server e gli strumenti di gestione tecnica per conto dei Saloni clienti, trattando i dati esclusivamente su loro istruzione e in forza di un apposito accordo sulla nomina a Responsabile ex art. 28 GDPR.
- Titolare Autonomo (Dati di navigazione del sito): Il gestore della piattaforma System Time relativamente ai soli dati tecnici di navigazione sul dominio www.system-time.it e alla gestione degli account degli operatori dei saloni.
Nota sulla chat interna tra operatori: rispetto ai messaggi scambiati nella funzione di messaggistica interna tra gli operatori di uno stesso salone, Titolare del Trattamento è il Salone affiliato (in qualità di datore di lavoro), mentre il gestore della piattaforma agisce come Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR. È onere del Salone informare i propri operatori che i messaggi della chat interna vengono memorizzati e conservati, nel rispetto dell'art. 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) in materia di controllo a distanza dei lavoratori.
2. Tipologia di Dati Raccolti
A seconda delle funzionalità utilizzate, la piattaforma raccoglie e memorizza:
- Dati identificativi e di contatto: Nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail.
- Dati di prenotazione e servizio: Data, ora, tipologia di servizio richiesto, operatore assegnato, note relative alle preferenze o alla cronologia dei trattamenti (es. schede tecniche colore o trattamenti pregressi).
- Dati di comunicazione (clienti): Messaggi, notifiche di conferma/promemoria ed esiti delle conversazioni scambiate tramite l'integrazione WhatsApp Business API.
- Dati di comunicazione interna (chat operatori): Messaggi di testo scambiati tra gli operatori dello stesso salone tramite la funzione di messaggistica interna della piattaforma, con i relativi metadati tecnici (identificativo del mittente e del destinatario, data e ora di invio, stato di lettura). Tali messaggi vengono memorizzati sui server del Servizio per consentirne la consultazione e lo storico.
- Dati fiscali e contabili: Eventuali dati relativi a ricevute fiscali, pagamenti ed emissione di documenti commerciali.
- Dati tecnici e di navigazione: Indirizzo IP, identificativi di sessione (cookie tecnici), log di sistema e dati relativi al dispositivo utilizzato per accedere al portale web.
3. Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento
| Finalità |
Dati Coinvolti |
Base Giuridica |
| Gestione delle prenotazioni e erogazione del servizio |
Dati anagrafici, di contatto e dettagli appuntamento |
Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (Art. 6.1.b GDPR) |
| Invio notifiche e promemoria via WhatsApp |
Numero di telefono, dettagli appuntamento, contenuto messaggi |
Esecuzione del servizio e legittimo interesse ad erogare promemoria (Art. 6.1.b/f GDPR) |
| Gestione della scheda tecnica cliente |
Preferenze, formule colore, annotazioni trattamenti |
Esecuzione del servizio ed eventuale consenso esplicito per allergie/sensibilità (Art. 9.2.a GDPR) |
| Comunicazione interna tra operatori (chat di servizio) |
Messaggi tra operatori, mittente/destinatario, data/ora, stato di lettura |
Legittimo interesse del Salone a coordinare l'attività lavorativa e organizzare il servizio (Art. 6.1.f GDPR) |
| Adempimenti contabili e fiscali |
Dati anagrafici, storico transazioni e ricevute |
Adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare (Art. 6.1.c GDPR) |
| Sicurezza e funzionamento della piattaforma |
Log di sistema, indirizzo IP, cookie tecnici di sessione |
Legittimo interesse del gestore a garantire la sicurezza del Servizio (Art. 6.1.f GDPR) |
4. Integrazione con WhatsApp Business API
Il Servizio integra le API ufficiali di WhatsApp Cloud API (erogate da Meta Platforms Ireland Ltd. e Meta Platforms, Inc.) per l'invio automatizzato di conferme d'ordine, promemoria degli appuntamenti e messaggi di assistenza clienti.
- Inoltro Dati: I dati inviati (es. numero di cellulare, nome, data e ora dell'appuntamento) vengono instradati attraverso le infrastrutture di Meta esclusivamente per la consegna del messaggio.
- Trattamento e Trasferimenti: L'utilizzo del servizio implica che Meta possa trattare alcuni dati di traffico. Qualora i dati vengano trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), il trasferimento avviene in conformità alle Clausole Contrattuali Standard (SCC) e agli accordi internazionali di adeguatezza (EU-US Data Privacy Framework).
- Per maggiori dettagli sulla gestione dei dati da parte di Meta, si invita a consultare la Privacy Policy ufficiale di WhatsApp.
Nota: la chat interna tra operatori non transita tramite WhatsApp né tramite servizi di terze parti: i messaggi restano all'interno dell'infrastruttura del Servizio.
5. Conservazione dei Dati (Data Retention)
I dati personali vengono conservati per periodi differenziati in base alla tipologia di dato e alla finalità perseguita:
- Dati degli appuntamenti e schede clienti: Conservati per tutta la durata del rapporto con il salone e di norma cancellati o anonimizzati trascorsi 24 mesi dall'ultimo contatto/prenotazione effettuata dall'utente, salvo diversa indicazione del Titolare.
- Messaggi della chat interna tra operatori: Conservati per il tempo necessario alle esigenze organizzative del salone e di norma cancellati trascorsi 12 mesi dalla data di invio, salvo diversa indicazione del Titolare (Salone).
- Dati amministrativo-contabili: Conservati per 10 anni come stabilito dalle normative fiscali e civili vigenti.
- Log di sistema e cookie tecnici: Eliminati automaticamente entro un massimo di 12 mesi dalla loro registrazione.
6. Destinatari e Ambito di Comunicazione dei Dati
I dati raccolti non saranno mai venduti o ceduti a terzi per scopi di marketing autonomo. Possono essere comunicati unicamente a:
- Fornitori di servizi tecnici (Responsabili Esterni): Società di hosting, fornitori di infrastrutture cloud e provider di messaggistica (Meta per WhatsApp) vincolati da contratti di riservatezza e responsabilità ex art. 28 GDPR.
- Autorità competenti: Qualora richiesto espressamente per legge o per tutelare i diritti legali del Titolare.
7. Trasferimento dei Dati Extra-UE
Ove per l'erogazione di alcuni servizi tecnici (es. server cloud, integrazione Meta/WhatsApp) sia necessario il trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il Titolare e il Gestore del Servizio garantiscono che il trasferimento avvenga:
- Verso paesi ritenuti adeguati dalla Commissione Europea, oppure
- Sulla base di garanzie adeguate, quali le Clausole Contrattuali Tipo (SCC) o l'adesione al Data Privacy Framework.
8. Diritti dell'Interessato
In qualità di interessato, ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679, hai il diritto di richiedere:
- 🔍 Accesso: Ottenere la conferma dell'esistenza dei tuoi dati e riceverne copia.
- ✏️ Rettifica: Chiedere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
- 🗑️ Cancellazione (Diritto all'oblio): Richiedere l'eliminazione dei dati non più necessari o in assenza di base giuridica.
- ⏸️ Limitazione: Chiedere il blocco temporaneo del trattamento al verificarsi di determinate condizioni.
- 📦 Portabilità: Ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
- 🚫 Opposizione: Opporti in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse.
- 🔄 Revoca del Consenso: Revocare il consenso precedentemente prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento antecedente.
Come esercitare i tuoi diritti:
- Per appuntamenti e schede salone: Contatta direttamente il Salone presso cui hai effettuato la prenotazione.
- Per la chat interna e l'account operatore: Contatta il Salone datore di lavoro, titolare dei dati della messaggistica interna.
- Per l'infrastruttura web o l'account System Time: Contatta il supporto della piattaforma all'indirizzo e-mail specificato sul sito www.system-time.it.
Hai inoltre sempre il diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).
9. Sicurezza dei Dati
Applichiamo rigorose misure di sicurezza tecniche e organizzative — inclusi protocolli di cifratura HTTPS/TLS, gestione profilata degli accessi e backup periodici — per impedire la perdita dei dati, usi illeciti, accessi non autorizzati o divulgazioni indebite.
10. Modifiche all'Informativa
Il Titolare e il Gestore della piattaforma si riservano il diritto di aggiornare la presente Informativa in qualsiasi momento. Gli utenti saranno informati di eventuali modifiche sostanziali tramite pubblicazione sulla piattaforma con l'aggiornamento della data presente nell'intestazione.